Instruire les dossiers d'appels à projets avec l'IA

Chaque campagne d'appel à projets laisse quelques semaines pour instruire des dizaines ou des centaines de dossiers. Palmio lit chaque dossier au regard de votre grille, propose une appréciation par critère avec l'extrait qui la fonde et calcule le barème. L'instructeur relit, corrige, motive et décide.

Financeurs publics · mis à jour en octobre 2026 · par l'équipe Palmio

1. Pour qui

L'outil sert les organismes qui financent des projets après les avoir notés sur une grille. Ce sont les commissions des financeurs de la prévention de la perte d'autonomie, les départements, les régions, les métropoles, les agences publiques, les fondations et les accélérateurs qui sélectionnent leurs candidats. Il prend tout son sens quand le nombre de demandes augmente plus vite que l'équipe qui les instruit.

2. Ce que l'outil fait sur chaque dossier

Vous déposez le dossier tel qu'il a été reçu, avec ses pièces, et la grille de l'appel. L'outil rend une fiche d'instruction que l'instructeur travaille directement à l'écran.

• Il lit le dossier critère par critère et propose pour chacun des points, une appréciation et l'extrait du dossier qui la justifie.
• Il calcule le coût par bénéficiaire, les points du barème, le montant éligible et les totaux.
• Il relève les incohérences entre les pièces, sur les montants, les totaux du budget ou le nombre de bénéficiaires.
• Il laisse l'instructeur ajuster les points, motiver chaque correction, retenir l'avis et valider la fiche.

Notre guide instruire les dossiers d'un appel à projets détaille la méthode d'instruction, avec ou sans outil.

3. Pourquoi chaque appréciation est vérifiable

Un modèle de langage peut se tromper sur un calcul ou attribuer à un dossier une phrase qu'il ne contient pas. Palmio confie donc au code tout ce qui doit être exact.

• Chaque extrait cité est recherché mot pour mot dans le dossier. Une citation introuvable est signalée à l'instructeur au lieu d'être présentée comme une preuve.
• Chaque chiffre repris, montant ou nombre de bénéficiaires, est recherché dans le dossier.
• Les calculs du barème, des plafonds et des totaux sont faits par le programme, jamais par le modèle.
• Les consignes cachées qu'un porteur aurait glissées dans son dossier pour influencer une intelligence artificielle sont repérées et signalées.

Tous les dossiers d'une campagne sont ainsi lus avec la même grille et la même méthode. Un avis défavorable s'appuie sur des extraits précis, ce qui le rend plus simple à motiver auprès d'un porteur qui le conteste.

4. Ce qui se paramètre pour votre campagne

Chaque financeur a ses grilles, ses barèmes et son tableau de suivi. L'outil se règle sur votre organisation à la mise en service. Selon vos besoins, il peut traiter les dossiers par lots et par thématique, remplir votre tableau d'instruction en indiquant pour chaque valeur la pièce d'où elle vient, rattacher les pièces administratives à leur structure et proposer une description homogène de chaque action pour votre catalogue.

Votre plateforme de dépôt et votre tableau de travail commun restent en place. L'outil s'insère entre les deux.

5. Données et hébergement

Les coordonnées des personnes citées dans un dossier sont masquées avant tout envoi au modèle d'intelligence artificielle, puis restituées dans la fiche. L'application et les données sont hébergées en France. Les comptes sont nominatifs, la double authentification protège les accès d'administration et chaque action est journalisée. Le choix du modèle se fait avec vous, et un modèle ouvert hébergé en France peut être retenu pour garder toute la chaîne sur le territoire. La page sécurité, données et hébergement donne le détail.

6. Comment démarrer

Le projet commence par une démonstration sur un dossier anonymisé, puis par un pilote court et payant sur vos dossiers d'une campagne passée. Le pilote mesure le temps d'instruction avant et après, et son prix se déduit ensuite de l'abonnement. Sous le seuil de 60 000 € HT applicable aux services, un acheteur public peut passer ce marché sans publicité ni mise en concurrence, et le régime des achats innovants peut s'appliquer au-delà. Notre guide des seuils des marchés publics donne les montants à jour.

Questions fréquentes

À qui s'adresse l'instruction assistée de Palmio ?

Elle s'adresse aux organismes qui sélectionnent des projets sur une grille. On y trouve les commissions des financeurs de la prévention de la perte d'autonomie, les départements, les régions, les métropoles, les agences publiques, les fondations et les accélérateurs. Le volume type va de quelques dizaines à plusieurs centaines de dossiers par campagne.

L'outil décide-t-il à la place de l'instructeur ?

Non. L'outil lit, recopie, calcule et propose une appréciation pour chaque critère, avec l'extrait du dossier qui la fonde. L'instructeur ajuste chaque proposition, motive ses corrections et valide l'avis. Aucune décision ne repose sur un traitement automatisé seul, et chaque correction reste tracée.

Que deviennent les données personnelles contenues dans les dossiers ?

Les coordonnées des personnes citées dans un dossier (représentants, référents, téléphones, courriels) sont masquées avant tout envoi au modèle d'intelligence artificielle, puis restituées dans la fiche. Les données sont hébergées en France, les comptes sont nominatifs et chaque accès est journalisé.

Comment un acheteur public peut-il se procurer l'outil ?

L'outil se paramètre pour chaque financeur, sur ses grilles, ses barèmes et son tableau d'instruction. Le projet commence par un pilote court sur des dossiers réels. Sous le seuil de 60 000 € HT applicable aux services, un achat peut se passer sans publicité ni mise en concurrence, et le régime des achats innovants peut s'appliquer au-delà.